Administrateur (Contrat de 4 mois)


Tâches principales :

•La saisie précise des renseignements et le traitement adéquat des dossiers dans un environnement au rythme rapide sont essentiels à la réussite dans ce poste.
•Répondre aux questions reçues par téléphone, par courrier électronique ou par télécopieur.
•Fournir un soutien administratif aux conseillers, notamment en ce qui a trait à la saisie précise de données et la gestion adéquate des documents.
•Mettre à jour quotidiennement les données informatiques des personnes mutées.
•Utiliser l’équipement de bureau tel que le téléphone, le photocopieur, le télécopieur et l’ordinateur.
•Traiter les dépenses liées au bureau (au besoin).
•Réviser, compiler et recueillir l’information pour les personnes mutées.
•Gérer les dépenses, notamment la rapprochement et la vérification de toutes les dépenses des personnes mutées.
•Élaborer des procédures de bureau et maintenir un système de gestion des fichiers efficace tant en ligne que sur place.
•Assumer les autres fonctions requises dans un environnement de travail changeant rapidement.

Qualifications :

•Maîtrise de l’environnement Windows, notamment de Word, du navigateur Internet, du courrier électronique et de divers autres logiciels.
•Esprit analytique et sens du détail, et habiletés en gestion efficace du temps.
•Excellentes habiletés administratives, notamment pour la tenue de dossiers.
•Capacité de taper/saisir des données avec exactitude.
•Forte capacité d’adaptation et facilité à prioriser les tâches selon les besoins
•Maîtrise des méthodes comptables de base.
•Connaissances/expérience en relogement, en immobilier résidentiel, en procédures juridiques de bureau et/ou en opérations bancaires, un atout.
•Esprit d’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision dans un environnement au rythme rapide.
•Solides compétences en communication orale et écrite.
•Orientation-client assortie d’excellentes manières au téléphone.
•Projection et maintien d’une image professionnelle et d’une attitude positive.
•Bilinguisme, essentiel.
•Volonté d’aider les membres de l’équipe en partageant la charge de travail.
•Flexibilité en ce qui concerne l’horaire de travail.
•Dans certaines circonstances, on peut demander au candidat d’être joignable par téléphone à l’extérieur des heures normales de travail.

Autres renseignements :

•Doit obtenir une cote de fiabilité/attestation de sécurité accordée par la DSICI, TPSGC et la GRC; la demande d’autorisation de sécurité sera gérée par l’intermédiaire de l’agent de sécurité d’entreprise (ASE) de BGRS.

BGRS accorde une grande importance à la diversité dans le milieu de travail et est un employeur adhérant aux principes d’égalité. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue individuelle.

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Administrator (4 Month Contract)

Primary Responsibilities:

•Accurate and timely processing of Transferee Expense Claims.
•Complete and accurate data entry and Scheduler management for respective team(s), as instructed by Supervisor.
•Accurate completion of files and input of information To be knowledgeable on CAF IRP policies, Clarifications and approved Brookfield GRS processes.
•Review documents received from Transferees and Suppliers, taking next steps as per AWIs.
•Book moves and make travel arrangements, as needed.
•Sort and distribute mail/email/fax.
•Reception duties as required.
•Make recommendations to improve office procedures and maintain an effective file management system both online and on site.
•Complete courier and Xpress Post as required. Ensure waybills are completed accurately.
•Operate office equipment systems such as photocopier, fax, computer, and shredder.
•Provide input and recommendations for changes/improvements to practices, procedures, manuals and forms including office procedures.
•Assist team members, Team Leader and Supervisor when required.
•Other duties as required in a changing work environment.

Qualifications:

•Computer proficiency in a Windows environment i.e. Word, Internet, e-mail, and various software programs.
•Excellent administrative skills, including record keeping
•Accurate keyboarding/data entry skills are essential.
•Knowledge/experience in relocation, residential real estate, legal office procedures, basic accounting and/or banking would be an asset.
•Self-starter with the ability to work with minimal supervision in a fast-paced environment.
•Strong verbal and written communication skills.
•Client service oriented with excellent telephone manner.
•Analytical and detailed oriented with effective time management skills.
•Projects and maintains a professional image and positive attitude.
•Bilingualism is required
•Must assist team members by sharing workload.
•Flexibility with work hours.
•May be required to be telephone accessible outside of regular working hours in some circumstances.

Other:

•Reliability status security clearance granted by CIISD, PWGSC; the security clearance application will be facilitated via the BGRS–GS Company Security Officer (CSO).
•Will require flexibility with working schedule.


BGRS values diversity in the workplace and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and accessible environment. We thank all candidates who apply, however, only those selected for a personal interview will be contacted. If you require accommodation, please let us know. We will work with you to meet your needs.